DEVLET MEMURLARI SİCİL YÖNETMELİĞİ VE UYGULAMASI

DEVLET MEMURLARI SİCİL YÖNETMELİĞİ VE UYGULAMASI
Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği
Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği 18.10.1986 gün ve 19255 sayılı Resmi Gazete’de 08.07.1991’ gün ve 2340 sayılı Tebliğler Dergisi’nde yayımlanmıştır. Daha sonra bu Yönetmeliğin bazı maddeleri kaldırılmış ve bazı maddeleri de değiştirilmiştir. Bu değişiklikler de 1.11.1989 gün ve 20329 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği, Devlet memurunun mesleki ehliyetinin tespiti için, sicilinde bulunacak bilgileri, ayrılış sicilinin verileceği halleri, sicil raporunun şeklini, taşıyacağı soruları, sicil raporlarının doldurulma zamanını, uyarılan memurlarca yapılacak itirazları ve bunları inceleyecek mercileri, sicil raporlarının muhafazası ile görevli makamlara dair esasları, vali ve kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci, üçüncü sicil amirleri oldukları, hangi memurlar hakkında ek sicil raporu vereceklerini kapsamaktır.
Devlet Memurları Kanunu’nun 121’nci maddesi uyarınca yürürlüğe konulan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği, sicil raporlarının not esasına göre düzenlenmesi, hizmet sınıfı ayrımı yapılmaksızın bütün devlet memurlarının sicil raporlarının her yıl Aralık ayının ikinci yarısı içinde düzenlenmesi gibi bazı önemli yenilikler getirilmiştir.
Keza, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 37 ve 64’ncü maddeleri uyarınca son altı yıllık sicil not ortalaması 90 ve daha yukarı olan personel hakkında derece yükselmesi veya kademe ilerlemesi işlemlerinin uygulanmasına da 1.1.1991 tarihinde başlanmıştır.
Gizli Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı ve Sicil Raporlarının İlgili Birimlere Gönderilmesi,
Yönetmeliğin 12’nci maddesi gizli sicil raporlarının her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulacağı raporların ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde takip eden iş günü, çalışma saati sonuna kadar görevli makamlara teslim edilmesini hükme bağlanmıştır.
Bu bakımdan Bakanlık merkez,taşra ve yurt dışı teşkilatında görevli personel hakkında gizli sicil raporları “Milli Eğitim Bakanlığı Sicil Amirleri Yönetmeliği”’nde tespit edilen sicil amirleri tarafından Yönetmeliğin 14’ncü maddesinde belirtilen istisnalar dışında bu tarihten önce veya sonra doldurulan sicil raporları geçersiz sayılması gerekmektedir. Sicil raporlarının belirtilen tarihler arasında doldurulması ve ilgi makama teslim edilmesi hususunda her kademedeki sicil amiri tarafından gerekli tedbirler alınır.
Aday memurlar hakkında doldurulacak sicil raporları ;
Aday memurlar hakkında Yönetmeliğin 12’nci maddesinde belirtilen esaslara göre sicil raporu düzenlenecektir.
Ancak, memurun adaylığının kaldırıldığı tarih ile o yılın 31 Aralık tarihi arasında 6 ay veya daha fazla sürenin bulunması halinde, o yılın Aralık ayında da sicil raporu doldurulacaktır. Memurun adaylığının kaldırıldığı tarih ile o yılın 31 Aralık tarihi arasında 6 aydan az bir süre bulunması halinde ise Aralık ayının ikinci yarısında memur hakkında sicil raporu doldurulmayacaktır.
Sicil Raporu Düzenlemek;
Yönetmeliğin 13’ncü maddesi haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az 6 ay çalışmış olmaları şartını getirmiştir. Bu süreye, yıllık izin, mazeret izni, doktor ve sağlık kurullarınca verilen raporlara dayalı hastalık izinleri, hizmetiçi eğitimde geçen süreler dahildir. Ancak,amirin yanında (3) ay çalışmış olmak şarttır.
Sicil amirlerinin hiç birinin bulunmaması veya sicil verecek süre kadar görevde kalmaları halinde, sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu ,düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Görevden Ayrılış Halinde Sicil Raporunun Doldurulması;
Bu husus, Yönetmeliğin 14’ncü maddesinde düzenlenmiştir. Bu maddeye göre;
a) Sicil amirlerinin yanında 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup,başka bir göreve atanan memurların sicil raporları, atanmalarından önceki sicil amirleri tarafından memurun görevden ayrıldığı tarihi takip eden on beş gün içinde doldurulacaktır,
Memurun il dışında bir göreve atanması halinde, sicil dosyası İl Milli Eğitim müdürlüklerinde tutulanlar açısından, sicil raporlarının Bakanlığa gönderilmesindeki usule göre Bakanlığa gönderilecek ve yeni görev yerine bilgi verilecektir.
Memurun il dışında bir göreve atanması halinde, sicil raporları İl Milli Eğitim müdürlüklerinde tutulanların, sicil raporu memurun yeni atandığı İl Milli Eğitim Müdürlüğüne , sicil dosyası Bakanlıkta tutulanların sicil raporu Bakanlığa gönderilecek, yeni görev yerine bilgi verecektir.
Bakanlığımız dışında başka bir kuruma atanma halinde ise; sicil raporu memurun yeni atandığı kuruma gönderilecektir.
b) Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirlerine sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan sicil amirleri, en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldururlar;
Merkezde, Personel Genel Müdürlüğü Merkez Atama Dairesi Başkanlığına,
Taşra teşkilatında ise, İl Milli Eğitim müdürlüklerine, teslim eder.
Bu birimler, sicil raporlarının doldurulma zamanı geldiğinde, diğer sicil amirinin kendisine ait bölümü doldurması için sicil raporunu bu sicil amirine gönderirler,
Sicil Raporlarının Doldurulmasında Uygulanacak Not Usulü ve Notların Derecelendirilmesi:
Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yöneticilik ve yurtdışı görevlerdeki ehliyetinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini, ihtiva ettikleri unsurlar esas almak suretiyle 100 tam üzerinden değerlendirilir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince, bu şekilde belirle-nen sicil notlarının toplamının amiri sayısına bölünmesi suretiyle de memurların sicil notu
ortalaması bulunur. Buna göre sicil notu ortalaması
60’dan 75’e kadar olanlar ORTA,
76’dan 89’a kadar olanlar İYİ,
90’dan 100’e kadar olanlar ÇOK İYİ
derecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır. Sicil notu ve ortalaması hesaplanırken kesirler tamsayıya tamamlanacaktır.
Sicil Raporlarının Dolduruluş Şekli;
Yönetmeliğin 18’inci maddesinde; sicil raporlarının dolduruluşunu düzenlemiştir.
Bu maddeye göre; sicil amirleri; memur hakkındaki kanaat,görüş ve düşüncelerini sicil raporunun ilgili bölümünde müstakilin belirtilecektir,”kanaatine katılıyorum” veya “görmedim” gibi ifadeler kullanmayacaklardır. Sicil raporlarının üzerinde silinti ve kazıntı yapılmadan doldurulacak, yanlış veya fazla yazılan kelime ve notlar okunacak şekilde üzeri çizilerek yanına doğrusu yazılıp keyfiyet imza ile tasdik edilecektir.
Sicil raporlarında sicil amirlerinin adı, soyadı, görevi ve imzasına ait bölüm okunaklı olarak dolma kalemle doldurulacak, tanzim edildiği günün tarihi de yazılarak imzalanacaktır.
Ayrıca sicil raporunun fotoğraf bölümünde bulunması gereken fotoğraflar kolayca sökülmemesi bakımından toplu iğne veya zımba teli ile tutturulmayıp, yapıştırıcıyla yapıştırılacak üzeri mühürlenecektir. Aynı sayfa da yer alan bilgi başlıkları daktilo veya dolma kalemle okunaklı bir biçimde ilgililerce doldurulacak, memurun ”görevi” bölümüne; “Ankara Atatürk Lisesi Tarih Öğretmeni”,”Ankara Polatlı Cumhuriyet Ortaokulu Matematik Öğretmeni” gibi personelin görev yaptığı il ,ilçe okul adını belirtir şekilde açık ve net ifadeler yazılacak, (kadrosunun bulunduğu birimden başka birimde onayla görevlendirilenlerin bu durumu da belirtilecektir.)” sicil numarası” bölümü ne ise; personelin kurum sicil numarası doğru ve okunaklı bir şekilde yazılacak şayet sicil numarası henüz verilmemişse veya doğru olarak bilinemiyorsa, varsa ilgilinin önceki görev yeri sayfanın alt kısmına il,ilçe ve görev yeri belirtilerek açık bir şekilde yazılacaktır.
Sicil Amirlerinin Sorumlulukları:
Sicil amirlerinin sorumlulukları, Yönetmeliğin 19’ncu maddesinde hükme bağlanmıştır. madde hükmüne göre sicil amirleri, yönetmeliğin kendilerine verdiği görevleri doğru, tam ve zamanında yapmakla yükümlüdür. Bu yükümlülüklerini yerine getirmeyen sicil amirleri hakkında 657 Sayılı Kanun’da yer alan disiplin hükümleri uygulanması gerekmektedir.
Değerlendirmelerin Genel Niteliği ve Geçerli Sayılmayacağı Haller :
Bu husus, Yönetmeliğin 20’nci maddesiyle düzenlenmiştir. Millî Eğitim Bakanlığı Sicil Amirleri Yönetmeliği ile sicil amirleri ile hiyerarşik kademe dikkate alınarak, bazı personel için 2, bazı personel için de 3 sicil amiri tespit edilmiştir.
Tabii olarak sicil raporları; 2 veya 3 sicil amiri bulunan memurlar açısından birinci sicil
amirinden başlanılmak suretiyle doldurulacaktır. Değerlendirmeler her amir açısından bağımsız olarak yapıldığından 3 sicil amiri bulunan memur hakkında birinci ve ikinci sicil amirleri tarafından doldurulan sicil raporlarında sicil notunun memurun siciline, olumlu veya olumsuz tesir etmesi veya sicil notları arasında 10 veya daha fazla fark olması halinde üçüncü sicil amirinin kanaatine müracaat edilecek,üçüncü sicil amirinin değerlendirmesi esas alınacaktır.
Bir veya iki sicil amiri bulunan personel için böyle bir husus söz konusu edilemeyeceğinden mevcut amirlerin değerlendirmesi esas alınacaktır.
Garez veya özel maksatla memur hakkında gerçeğe aykırı memurun aleyhine veya lehine sicil düzenlediğinin tespit edilmesi halinde, bu tür düzenlemeyi yapan sicil amirinin değerlendirmesi geçersiz sayılarak memur hakkında varsa diğer sicil amir veya amirlerinin değerlendirmesine göre, yoksa o sicil döneminde son üç yılın aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılacaktır.
Yetersiz Memurların Uyarılması:
Yetersiz memurların uyarılması Yönetmeliğin 21’nci maddesinde hükme bağlanmıştır.
Bu hüküm doğrultusunda yetersiz olarak değerlendirilmiş olan memurlar bu duruma sebep olan kusur ve noksanlarını gidermeleri için sicil raporlarının muhafazası ile görevli makamlara son teslim tarihi olan 31 Aralık (tatile rastlaması halinde takibinden ilk iş gününü) takip eden bir ay içinde atamaya yetkili amirlerce uyarılacaklar ve uyarılma işlemi “Gizli” yazı ile yapılacaktır.
Bakanlığımız Merkez Teşkilatı personeli ile sicil dosyaları Bakanlıkta tutulsun veya tutulmasın ataması Bakanlıkça yapılan taşra teşkilatı personeli Bakanlıkça uyarılacaktır. Ataması Valilik yetkisinde bulunan il memurları ise valiliklerce uyarılacağından bunların sicil raporları Bakanlığa gönderilmeyecektir.
Bakanlıkça uyarılacak personelin sicil raporları, uyarılma işleminin zaman aşımına uğramaması bakımından gecikmeye meydan vermeden Personel Genel Müdürlüğü Sicil Kıdem Dairesi Başkanlığı’na intikal ettirilir. Yetersiz olarak değerlendirilen sicillerin genellikle idari yargı organlarına intikal ettiği göz önünde bulundurularak her işlem safhasında mevzuat ile belirlenen usule uygun olarak yürütülmesinde zorunluluk görülmektedir. Bu açıdan tebliğ işlemleri de Tebligat Kanunu ve Nizamnamesi çerçevesinde yürütülecektir.
Uyarılan Memurların İtiraz Hakkı
Yönetmeliğin 21 inci maddesinde uyarılan memurlar, uyarı yazısını tebbellü ettikleri tarihi takip eden bir ay içinde atamaya yetkili amirine itirazda bulunabilir. İtirazlar sadece uyarı yazısında belirtilen kusur ve noksanlara karşı yazılı olarak yapılır. Atamaya yetkili amir, itiraz üzerine vereceği kararını, itiraz dilekçesini incelenmek üzere kendisine verildiği tarihten itibaren iki ay içerisinde memura bildirilir.
İki Defa Üst Üste Olumsuz Sicil Alanlar
Bu hususa, Yönetmeliğin 24 üncü maddesinde yer verilmiştir. Memurların, aynı veya ayrı sicil amirlerinin yanında çalışırken iki defa üst üste olumsuz sicil almaları halinde, başka bir sicil amirinin yanına atanırlar. Bu sicil amirinin yanında da olumsuz sicil almaları halinde, memuriyetle ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanun’u hükümleri uygulanır.
Memurların olumsuz sicil almasına sebep teşkil eden hususların belgelendirilmesi, olumsuz davranışlarının düzeltilmesi konusunda yapılan yazılı duyuruların muhafazası yönünde gerekli tedbirler alınmalıdır.